ポスティングにおける管理体制の重要性

このコラムでは、配布スタッフの管理体制について解説していきます。ポスティングは特定の地域へ幅広い投函が可能なため、エリアマーケティングに非常に向いています。しかし、単純な配布作業と考えるかもしれませんが、とても大変なお仕事です。体力だけでなく、細かな地域情報を把握しなくてはいけません。配布員だけでなく、管理側もお客様に安心してお仕事を任せていただけるように、徹底して管理を行っています。業者選定の基準にもなるので、『ポスティング会社がどのように管理しているのか？』を知ることはとても重要です。

今回は株式会社アトの配布スタッフ採用や管理方法などをご紹介し、何故ここまでの管理が必要なのか？を含めて詳しく解説していきます。

✅本記事の内容<目次>

この記事を紹介している株式会社アトはポスティング広告を専門に運営しています。創業から19年間、お客様の課題を自社特有のノウハウと国内最大のポスティングインフラによって解決してきました。年間の配布実績は10億部を超え、お取引をさせて頂いた会社は2万社以上。業界最大の実績と経験をもとに解説していきます。

✅1. 管理体制の基本

アトの配布スタッフは1日に300～500人ほどが年末年始を除き、日々活動をしています。これは全国最大級の規模です。これだけの数の配布スタッフの動きをきちんと管理するのは非常に難しいのですが、この課題をクリアし、且つ、一人一人の管理をリアルタイムで行うために、当社オリジナルのアプリケーションをインストールしたスマートフォンを各配布スタッフに支給しています。また、配布現場に抜き打ちでチェックに行くなど、管理体制にもデジタルとアナログを融合させています。詳しく見ていきましょう。

✅1-1 GPS機能を活用したオリジナルアプリ：
“3秒に1回の軌跡が取れる当社開発のスマホアプリ”を使って配布スタッフの移動経路をリアルタイムで管理しています。ロガータイプのGPS（配布終了後にPC等の端末にGPSによる位置情報をインポートして地図上で確認するタイプ）を持たせる会社は増えていますが、リアルタイムで各スタッフを管理できる会社は非常に少ないです。当社のオリジナルアプリは主に以下のメリットがあります！

・誤って配布エリア外に投函してしまうことを防ぐ効果
・過去にクレームを受けた物件への誤投函を防ぐ効果（物件に近づくとアラートが出ます）
・所謂、配布物の投棄等、不正への抑止効果

など

ここ10年間でGPS機能を利用するポスティング会社は増えましたが、各企業によってGPSの性能に差があります。そのため、業者を選ぶときは「どのようなGPSであるのか？」と質問をしてみると良いでしょう。ロガータイプのGPSでは作業が完了した後に初めて情報を閲覧することが可能な為、実務においてはあまり有用ではありません（不正への抑止効果は多少あり）。リアルタイムGPSを活用している企業のほうが、信頼度という意味では分があると言えます。

✅1-2 現地チェック
現地チェックとは、管理責任者が配布現場へ行き、スタッフの投函状況を直接確認します。GPSだけでなく、現地に行くことによって、デジタルとアナログの両方から徹底した管理が可能になります。当社の場合は抜き打ちで現地チェックを行っています。管理責任者はチラシが乱雑に配布されていないか、予定エリアにきちんと投函されているか、ということを確認します。配布ミスの有無を調査するだけでなく、現地で配布スタッフと顔を合わせることで、配布スタッフとのコミュニケーションを取るという意味でも非常に重要です。配布作業自体は単純作業ではありますが、配布スタッフ、当社の管理責任者との双方向のコミュニケーションが円滑であれば円滑なほど、信頼関係が強くなり、配布の精度も向上します。

✅1-3 報告書
配布完了後には報告書の提出を必ず行っています。
記載内容としては、

・当日の予定通りに配布できたのか？
・開始時間や終了時間の確認
・何かトラブルや普段と違ったことはあったか？
・配布禁止物件の確認
など、細かな内容をチェックしています。『配布をしたら終わり』ではなく、管理者へ詳細を報告してから完了となります。

✅2. 採用基準

ポスティングは誰でもできると思われがちですが、想像しているよりも難しい仕事です。副業で配布をしている方もいれば、本業にしている方もいます。いずれにしても、適性が無ければ採用はできません。お客様の大事な広告物をしっかりと配布するためにも、採用基準は設けておくべきです。誰でも採用している会社もあると思いますが、アトでは採用にも力を入れて取り組んでいます。

✅2-1 面接で適正をチェック

ポスティングは基本的には一人で行う仕事です。しかし、誰とも会わないわけではありません。例えば、当社の管理責任者や支社の内勤、或いは、配布中には住民の方々や管理人さんに会うことがあります。その時に挨拶もできないようでは困りますし、仕事において連携を取ることは必須になります。そのため、コミュニケーション能力を把握したり、誰とも関わらない仕事ではないことを伝え、適正を判断します。

✅2-2 実務研修

面接に合格してもすぐに仕事に取りかかるわけではなく、実務研修を複数回行います。研修では、アトの求人チラシや宣伝チラシを支社の近くへ配布しています。実際に配布業務がどれだけ大変であるのかを理解してもらいます。いきなりお客様のチラシを配布して、トラブルがあってはならないため、このような方法を取っています。面接だけでなく、実務研修もクリアできる人が本契約となります。

✅3. ポスティング会社に確認するポイント

最後にポスティング会社に依頼する際に、確認したほうが良いことを説明していきます。ポスティングは、ＰＤＣＡを回して取り組めば、しっかりと効果が出てきます。しかし、安いだけで質の悪い業者に任せてしまうと全てが上手くいきません。配布を依頼する際に確認するポイントを見ていきましょう。

✅3-1　管理体制はどうなっているか？

前述のようにポスティング会社によって管理方法が少し異なります。依頼時に確認する場合、まずは以下の3点を聞いてみましょう。

・GPSの有無
⇒ほとんどの会社は持っていますが、地方は普及していないところもあるので確認をしましょう。

・報告書がもらえるのか
⇒日付＋町名単位での報告書はもらえるのかを確認しましょう。報告が雑な会社は避けましょう。

・配布する人はどういう人か
⇒現場を持っている会社であればすぐに答えられますので、確認してみましょう。

✅3-2　配布現場を持っているか？

広告代理業としてポスティングを取り扱っている会社もあります。メリット・デメリットはそれぞれありますが、地域に関して詳しく聞きたいのであれば、配布現場があるポスティング会社の方がおすすめです。

悪質な代理店は、安い業者へお願いした方が自社の利益に繋がる為、管理体制が整っていない、実績を出していない業者に発注される可能性もあるので、この辺は気をつけましょう！

我々も地方の配布になると自社のみでは完遂出来ないため、他社と連携を図って配布することがあります。その場合は、管理方法が当社とは異なりますが、過去に依頼した配布業務に関する反響率や或いは、当社の専門部署が実際に視察に行き、配布委託しても問題ない業者か否かを判断しています。即ち、厳選された実績のある会社のみと提携をしています。

✅ここまでのまとめ